需要一份馬上能用的會議記錄範本嗎？直接複製下面的格式就好。它包含會議資訊、出席人員、決議事項、有負責人和完成期限的待辦事項，以及留待下次討論的議題，是大多數公司都通用的基本架構。貼到 Word、Google 文件或 Email 內文裡，把空格填上即可。文章後半段會說明部門週會、公司內部會議、客戶會議該怎麼調整，每個欄位該寫什麼、不該寫什麼，以及如何用手機錄下會議，讓這份範本自動填好。
會議記錄範本（直接複製使用）
會議記錄
會議名稱： [會議目的或主題]
開會時間： [2026年9月15日（二）下午2:00～3:00]
開會地點： [3樓第二會議室／線上會議]
主席： [姓名]
出席人員： [姓名（視需要加上部門、職稱）]
記錄： [你的姓名]
一、會議摘要
[用2～4句話說明這場會議在談什麼、有什麼結果]
二、討論重點
- [重要的討論內容]
- [重要的討論內容]
三、決議事項
- [真正做出的決定，「有討論過」不算決議]
四、待辦事項
| 項次 | 工作內容 | 負責人 | 完成期限 |
|------|---------------|--------|----------|
| 1 | [具體要做的事] | [姓名] | [日期] |
五、待追蹤／下次會議議題
- [尚未有結論的問題、延到下次討論的議題]這樣就完成了。一場一小時的會議，用這份會議記錄格式整理，通常一頁 A4 就夠。
依會議類型調整會議記錄格式
基本範本適用於各種會議，但依會議性質多加一兩個欄位，會更好用。
部門週會（例行會議）
每週固定成員開會時，建議在最前面加上「上次待辦事項追蹤」。把上一份會議記錄的負責人和期限直接帶過來，只要標註是否完成。
零、上次待辦事項追蹤
- [工作內容] — 負責人：[姓名] — 狀態：已完成／進行中（新期限：[日期]）公司內部會議（專案、企劃會議）
跨部門會議一定要在出席人員旁寫上部門。決議事項後面註明「由誰核准」，日後回頭查決策過程會清楚很多。
三、決議事項
- [決議內容]（核准：[經理／處長姓名]）客戶或廠商會議
和公司外部開會時，出席人員請分成「客戶方」和「本公司」。談定的條件（金額、交期、數量）一律寫成明確的數字，定稿前也請對方確認內容。
出席人員： 客戶方）[公司名稱] [姓名、職稱]
本公司）[姓名、部門]較正式的會議（例如董事會、公家機關或社團的會議）常用「報告事項／討論事項（案由、說明、決議）／臨時動議／散會」的格式，同樣可以套進上面的架構：把每個案由的結論寫進決議事項，後續工作寫進待辦事項。
在 Word 和 Google 文件中儲存會議記錄範本
- Word： 把上面的格式貼到空白文件，選「檔案 → 另存新檔」，存檔類型選「Word 範本（*.dotx）」。之後每次開會都從這個範本建立新文件。
- Google 文件： 建立一份原始文件放在共用雲端硬碟，每次開會用「檔案 → 建立副本」複製一份。整個團隊就會使用同一套會議記錄格式。
會議記錄的每個欄位是做什麼用的？
會議摘要。 寫給沒有出席的人看，用2～4句話交代。主管只讀這一段，也要能知道發生了什麼事。
討論重點。 只寫重要的內容，不是每句話都要記。5～8點就很足夠。會改變大家對專案理解的發言要留下，閒聊和重複的內容就省略。
決議事項。 最有價值、也最常被寫得含糊的欄位。「確認到貨後，週一簽核採購單」是決議；「討論了採購單」不是決議。半年後大家回頭翻找的，幾乎都是這一欄。
待辦事項。 每一項都要寫清楚三件事：做什麼、誰負責、何時完成。「再跟物流公司確認」不會有人去做；「林志明週四前向物流公司確認週五到貨」才會真的完成。負責人只寫一個人，「大家」不是負責人。
待追蹤事項。 會中提出但還沒有答案的問題，或延到下次討論的議題。把它們寫下來，下一次會議就會開得比較短。
會議記錄常見的錯誤
- 把逐字稿當成會議記錄。 會議記錄是重點整理，不是對話的完整紀錄。（如果也想留下誰說了什麼的逐字稿，就把會議錄下來，下面會說明。）
- 待辦事項沒有負責人。 沒有人負責的工作，只是一個願望。
- 三天後才寄出。 會議記錄的價值會隨時間遞減，盡量當天就寄出。
- 省略決議事項。 這一欄就是用來避免「我們當初根本沒有同意這件事」的爭議。
寄出與分享會議記錄
會議記錄整理好後，寄給所有出席人員，以及雖然沒出席、但被指派待辦事項的人。Email 或 LINE 訊息內文只寫決議事項和待辦事項，完整的會議記錄用 PDF 或 Word 檔附上，對方用手機也能馬上看。最後加一句「內容如有需要修正，請於明天前回覆」，沒有回覆就視為定稿。
更快的做法：用錄音自動填好這份範本
每次開完會都要手打會議記錄，很花時間，這也是很多會議最後根本沒有記錄的原因。另一個選擇是：把會議錄下來，讓軟體產生跟這份範本相同架構的會議記錄。
MeetNotes 用在實體會議時，只要把手機（Android／iPhone）放在桌上錄音即可。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 的線上會議，可以在 App 裡貼上會議連結，或在你主辦的會議行事曆邀請中加入 notes@getmeetnotes.com，MeetNotes Notetaker 就會加入會議並記錄。不想增加與會者的話，也可以使用 Mac 和 Windows 桌面版，不必把任何人加進會議就能記錄。
會議結束後，你會收到依發言人區分的逐字稿，以及包含摘要、決議事項、負責人與期限的待辦事項的會議記錄。可以匯出成 PDF 和可編輯的 Word 檔，直接套進公司原本處理會議記錄的流程。會議中途切換語言也能處理，會議記錄可以用 100+ 種語言中的任一種產生。免費開始使用，內含 100 分鐘。
FAQ
有 Word 版的會議記錄範本嗎？
把上面的格式貼到空白 Word 文件，另存成「Word 範本（*.dotx）」，就是你自己的會議記錄範本。如果使用 MeetNotes，每場會議都能匯出依這個架構填好內容的 Word 檔。
會議記錄要寫多長？
一般一小時的會議，一頁 A4 左右就好。如果寫得更長，很可能是在寫逐字稿而不是整理重點。細節可以放進附件，或直接附上逐字稿。
會議記錄和逐字稿有什麼不同？
逐字稿是把會議中每個人說的話完整記下來；會議記錄則是整理後的正式文件，包含出席人員、決議事項，以及有負責人和期限的待辦事項。之後要確認當初談定了什麼，看的是會議記錄；想查某句話是誰說的，再回頭看逐字稿。
會議記錄應該由誰來寫？
通常是交給資歷最淺的同事，但一邊參與討論一邊做記錄很難兼顧，內容往往不夠完整。把會議錄下來，就不必在參與和記錄之間二選一，主持會議的人也能在會後把會議記錄整理出來。
