會議記錄（英文常縮寫為 MoM，Minutes of Meeting）是一份簡短的書面紀錄，寫下這場會議做了哪些決定：誰出席、討論了什麼、達成了什麼共識，以及誰要在什麼時候之前完成什麼事。
會議記錄怎麼寫？重點不是把對話一字不漏打下來，而是抓住五件事：出席人員、議程、討論重點、決議事項，以及有負責人和完成期限的待辦事項。下面提供可以直接複製的會議記錄格式、一份填好的範例、用 Email 寄出會議記錄的範本，最後再說明如何把會議錄下來，自動產生同樣的文件。
會議記錄是什麼？和 MoM 一樣嗎？
MoM 是 Minutes of Meeting 的縮寫，在外商或跨國團隊裡常聽到，指的就是中文的會議記錄：會後發給所有人的書面紀錄，讓大家對「當初談定了什麼」有同一個版本。
英文的「minutes」在這裡和時間無關，而是來自拉丁文 minuta scriptura，意思是「簡短的文字」、一份草記。這正是會議記錄的精神：刻意寫得簡短，記下結果，而不是整段對話。
幾個常被混用的說法，實際上意思並不一樣：
- 會議記錄（MoM）：正式紀錄，包含出席人員、決議事項和待辦事項。日後有爭議時可以拿出來對照。
- 會議筆記：個人隨手記下的內容，沒有固定格式，無法用來釐清任何爭議。
- 會議摘要：把談話內容濃縮。通常沒有出席名單、也沒有負責人，所以不能取代會議記錄。
- 議程：在會議之前寫好的；會議記錄則是會議之後寫的。
會議記錄格式（直接複製）
會議記錄
會議名稱： [會議目的，例如：供應商檢討會議]
開會時間： [2026年8月12日（三）下午4:00～5:00]
開會地點： [工地辦公室／會議室]
出席人員： [姓名，視需要加上職稱]
請假人員： [姓名，如有需要]
記錄： [你的姓名]
一、議程
- [議題一]
- [議題二]
二、討論摘要
- [每個議題2～5行：討論了什麼、
提出的主要疑慮、考慮過哪些方案]
三、決議事項
- [每項決議寫成一句清楚的話]
四、待辦事項
- [工作內容] — 負責人：[姓名] — 完成期限：[日期]
- [工作內容] — 負責人：[姓名] — 完成期限：[日期]
五、下次會議
- [日期、時間、地點（若已確定）]會議結束後 24 小時內，趁大家還記得說過什麼，把會議記錄以 PDF 附件或直接寫在 Email 內文寄出。
如果你想要依會議類型（部門週會、內部專案會議、客戶會議）調整的版本，可以參考我們的會議記錄範本，裡面也說明了如何存成 Word 範本。
會議記錄範例（已填寫）
格式要填上內容，才看得出好不好用。下面用同一個架構，記錄一場常見的會議：在工地辦公室召開的供應商檢討會議。
會議記錄
會議名稱： 供應商檢討會議 — 第三季建材供應
開會時間： 2026年8月12日（三）下午4:00～4:40
開會地點： 工地辦公室（二工區）
出席人員： 陳怡君（採購部）、林志明（工程部）、
王建宏（供應商 — 順發建材）
請假人員： 黃淑芬（財務部）
記錄： 陳怡君
一、議程
- 8月到貨延遲
- 9月採購單
- 單價調整
二、討論摘要
- 8月到貨：王建宏確認延遲原因是物流，
不是缺貨，材料已在倉庫備妥。他承諾
週五前到貨，並於當天向物流公司確認。
- 9月採購單：林志明表示，8月的貨實際
到工地之前，不會發出9月採購單。
陳怡君同意。
- 單價：王建宏提出自9月起調漲4%。
林志明要求先提供書面報價與成本明細，
才能進一步評估。本項未達成共識。
三、決議事項
- 9月採購單於週一簽核，前提是已確認
8月的貨實際到齊。
- 4%調漲案目前暫不同意；收到書面成本
明細後再行檢討。
四、待辦事項
- 向物流公司確認週五到貨
— 負責人：王建宏 — 完成期限：8月12日
- 備妥9月採購單，供週一簽核
— 負責人：林志明 — 完成期限：8月17日
- 提供書面調價說明與成本明細
— 負責人：王建宏 — 完成期限：8月18日
五、下次會議
- 2026年8月19日（三）下午4:00，工地辦公室注意這份範例做到了哪些寫得差的會議記錄做不到的事：每一項待辦事項都有一位具名的負責人和日期；單價的討論被記為未達成共識，而不是默默略過；討論摘要交代了理由，但沒有把對話重演一遍。
會議記錄的每個欄位真正的用途
出席與請假人員。 這不是形式。三週後有人質疑某項待辦事項時，出席名單就是「當時誰在場同意」的依據。
議程。 每個議題一行。如果會議沒有書面議程（大多數會議都沒有），就依實際討論的內容回推整理。
討論摘要。 最難寫好的部分。你不是在寫逐字稿，而是替沒出席的人回答：問題是什麼？主要意見有哪些？ 每個議題兩到五行就夠。重複的話、離題的內容、誰打斷了誰，都不用寫。
決議事項。 最多人看的一欄。每項決議都應該是一句單獨讀也看得懂的話：「確認到貨後，採購單於週一簽核。」如果某個議題沒有結論，也要寫出來：「未達成決議，待供應商提供調整後報價再議。」
待辦事項。 每一項都要有三個部分：工作內容、一位具名的負責人、完成日期。「業務部再追蹤」不是待辦事項；「陳怡君週三前向物流公司確認週五到貨」才是。沒有負責人的工作，最後都會不了了之。
會議記錄怎麼寄？（Email 範本）
只留在自己筆記本裡的會議記錄，什麼也確定不了。請寄給所有出席人員，以及沒有出席、但被指派待辦事項的人。
Email 要簡短。把決議事項和待辦事項寫在內文，讓大家用手機不必開附件就能看；完整的會議記錄則以 PDF 附上。
主旨：會議記錄 — 供應商檢討會議（8/12）
各位好：
附件為今天供應商檢討會議的會議記錄，重點如下：
決議事項
- 9月採購單於週一簽核，前提是已確認8月的貨到齊。
- 4%調漲案目前暫不同意；收到書面成本明細後再行檢討。
待辦事項
- 王建宏：向物流公司確認週五到貨（8/12）
- 林志明：備妥9月採購單供簽核（8/17）
- 王建宏：提供書面調價說明與成本明細（8/18）
下次會議：8/19（三）下午4:00，工地辦公室。
內容如與您的認知有出入，請於明天前回覆；
未回覆即視為定稿。
謝謝，
怡君最後那一句比看起來重要。請大家在期限內提出修正，才能讓一份你寫的文件，變成整個團隊都認可的會議記錄。
毀掉一份好會議記錄的五個錯誤
- 兩天後才寫。 記憶消退得很快，超過 24 小時才寫的會議記錄，多半是靠猜。可以的話，當天就寄出。
- 把意見寫成決議。 「林志明認為應該換供應商」是討論；「決議更換供應商」才是決議。兩者混在一起，就會引發真正的爭議。
- 待辦事項沒有負責人。 交給「大家」的工作，等於沒有人負責。
- 細節太多。 一小時的會議寫了三頁，就不會有人看；沒人看的會議記錄，跟沒有寫一樣。
- 沒有寄出去。 留在筆記本裡的會議記錄什麼也確定不了。把文件分享給每位出席人員，請大家在一天內提出修正。
問題在於：負責記錄的人沒辦法真正參與會議
寫會議記錄的人，整場會議都在打字，而不是在思考。規模較小的公司沒有專職秘書，常常是主持會議的人自己要寫會議記錄，這也正是很多會議最後根本沒有記錄的原因。
其實可以換個分工方式：把會議錄下來，讓 AI 寫會議記錄。
錄音加上 AI，怎麼幫你寫好會議記錄
使用像 MeetNotes 這樣的 AI 會議記錄 App，流程會變成：
- 錄音。 把手機放在桌上，按下錄音。不需要額外硬體，也不需要機器人加入通話，專為實體會議設計。
- 取得逐字稿。 會議結束後，你會拿到完整的對話內容，每位發言人都標上名字：誰說了什麼、在什麼時間點。會議用哪種語言都可以，就算會議中途有人換成另一種語言也能處理，會議記錄可以用 100+ 種語言中的任一種產生。
- 取得會議記錄。 會議記錄會依照上面的格式整理：摘要、重點、決議事項，以及標註負責人的待辦事項。你在 App 裡檢查、修改（背景你最清楚，修改只要兩分鐘，不是四十分鐘），再以 PDF 或 Word 檔透過 LINE 或 Email 分享出去。
結果就是你原本要手寫的同一份文件：出席人員、討論內容、決議事項、待辦事項。差別在於，它在會議結束幾分鐘後就完成，而且根據的是實際說過的話，不是記憶。因為一開始就有標註發言人的逐字稿，「誰同意了什麼」再也不是各說各話。
如果你正在比較這類工具，要知道不一定需要買專用的錄音設備。我們寫了一篇硬體 AI 錄音裝置與手機 App 的比較，針對實體會議做了誠實的對照。
FAQ
MoM 是什麼意思？
MoM 是 Minutes of Meeting 的縮寫，也就是會議記錄：會後分享的書面紀錄，內容包括誰出席、討論了什麼、做了哪些決定，以及每項後續工作由誰負責。
會議記錄的格式是什麼？
標準的會議記錄格式，開頭是會議資訊（會議名稱、時間、地點、出席人員、記錄人），接著是五個部分：議程、討論摘要、決議事項、有負責人和完成期限的待辦事項，以及下次會議。直接複製上面的格式填寫即可。
會議記錄和會議摘要有什麼不同？
摘要是把討論內容濃縮；會議記錄則是正式紀錄。會議記錄一定包含出席人員、決議事項，以及有負責人和日期的待辦事項，所以日後對「當初談定了什麼」有爭議時可以拿來對照。單純的摘要做不到這一點。
會議記錄要怎麼用 Email 寄出？
在會議後 24 小時內，寄給所有出席人員，以及被指派待辦事項的人。把決議事項和待辦事項寫在內文，方便用手機閱讀；完整會議記錄以 PDF 附上，並請大家在指定期限前提出修正，否則視為定稿。上面有可以直接複製的 Email 範本。
會議記錄要寫多長？
一般一小時的會議，一頁就夠，很少需要超過兩頁。每個議題寫兩到五行討論摘要，決議事項和待辦事項用簡短的條列。如果要讀超過十分鐘，就是太長了。
會議記錄應該由誰來寫？
傳統上是由會議主席在開會前指定一位記錄人，而不是會後才找人。實際上，在小團隊裡通常落到主持會議的人身上，這也是為什麼很多會議開完就沒有記錄。把會議錄下來就不用再做這個選擇：沒有人需要為了寫記錄而放棄參與討論。
AI 真的能寫出準確的會議記錄嗎？
可以，前提是它根據的是這場會議的完整逐字稿。像 MeetNotes 這樣的 App 會錄下會議、產生標註發言人姓名的逐字稿，並草擬包含決議事項與標註負責人待辦事項的會議記錄。寄出前還是應該自己看過一遍，因為背景你最清楚，但檢查只要幾分鐘，不需要一個小時。
